HRFest Mastermind Workshop Summary

Two weeks ago we spent a day at the most important HR event of Hungary and one of the biggest ones in the CEE region: the HRFest. Besides the usual elements of what you see at a conference (presentations, panel discussions, sponsor talks, networking), HRFest tried something new. They invited some of the most prominent HR leaders to so-called Mastermind Workshops, and presented them with 5 major questions. Each topic had it’s own table, and the participants were tasked to come up with answers to the topical questions. Each table had a “chair” to run and moderate the discussion, and after the allocated 60 minutes have passed recap and share the findings of the group with the other tables. The format was a big success, with each person coming out of the room smarter than they went in. As I had the honor to chair the Recruitment Technologies table, I am also sharing the recap of our findings here. You can find both the English and Hungarian versions of the recap below.

ENGLISH VERSION

Recruitment Technology – Must have or Nice to have? How to convince your stakeholders!

Chair: Szymczak Vince

Participants: Erős – Szabó Luca, Gál Eszter Anna, Korsós Mónika, Nyitrai-Szeidl Judit, Szabó Edit és Szombathelyi Sebestyén

The initial question we were seeking to answer was: what aspects of recruitment technology would we consider must haves? In our undivided opinion the foundation is a strong ATS, that can do at least the following:

• Easy to oversee
• Highly searchable
• Fast
• Reportable
• Supports candidate satisfaction: easy for them to use, and helps giving fast feedback
• Mobile ready
• Can be integrated with other systems
• Can manage internal candidates
• Includes offer management
• Easy to understand and use for Hiring Managers

Besides the ATS, only a career site, an employee referral technology and a reporting platform integrating all HR systems were stated as must haves. 

This highlights a really interesting question: with all the advancements and all the modern technological capabilities, how come we would be happy with so little? The first and rather depressing answer was, that unfortunately even this is only a dream from most companies out there. GDPR difficulties and tech costs that can quickly get out of hand were also noted as reasons.

The question that presents itself is that if this is not that much, and that we know that this is a must have, why does it not happen? What are the barriers? According to the group the main blocker comes from a typical attitude: ATS is still often viewed as just a reporting system, a necessary evil. Another important reason is that in the daily grind, with the high volume of jobs recruitment professionals seldom have time to spend on the type of strategic thinking that would be needed to fix the technology stack – after all, we are talking about fixing a plane that is already in the air.

The situation is not hopeless though – and as closure, we have gathered our thoughts on how to convince stakeholders about the importance of these technologies. As a start, we need to translate the situation to their language – highlighting the benefits and the costs of alternatives. How much does it cost to not fill a position, or not fill it in time? How will the new piece of technology speed us up with this?

The higher we can go to approve or request, the more support we can get – but we need to understand what is important to the approver, and connect to their current causes and messages. Are they in a quest to grow the company? Let’s show how this will make it more efficient! In the yearly employee survey the company received low scoring for digitalization? This could help! If instead of approaching this change as our individual guerilla action we think about how this can fit into the overarching strategy of the company, we have a much higher chance of gaining the approval we are longing for. 

MAGYAR VERZIÓ

Recruitment Technológia – Must have vagy Nice to have? Hogyan győzd meg a stakeholdereket!

Chair: Szymczak Vince

Résztvevők: Erős – Szabó Luca, Gál Eszter Anna, Korsós Mónika, Nyitrai-Szeidl Judit, Szabó Edit és Szombathelyi Sebestyén

Első körben arra kerestük a választ, mi a must have technológia? Az alap osztatlan véleményünk szerint egy jó ATS, amelyeknek az alábbiakat kell teljesítenie:

• Átlátható, áttekinthető
• Kereshető
• Gyors
• Reportolható
• Jelölt elégedettséget támogatja: egyszerűen használható, illetve segít a rendszeres visszajelzésben
• Mobilról menedzselhető
• Integrálható
• Belső jelölteket is tudja kezelni
• Ajánlatkiadást képes intézni
• Hiring Managerek által is könnyen használható

Ezen kívül csupán a karrier oldal, az employee referral technológia és a HR szoftvereket összefogó reporting megoldás merült fel mint kötelező rendszerek.

Az igazán érdekes kérdés ekkor vetődött fel: ha a technológiai lehetőségek tárháza ma ennél sokkal szélesebb, hogy lehet hogy csupán ennyivel már boldogok lennénk? Az első számú válasz sajnos az, hogy már ez is meseszerűen hangzik ahhoz képest amilyen realitással szembesülünk a legtöbb cégnél. Emellett a GDPR és a magasra szökő költségek merültek fel a csoportban mint okok.

Adja magát az a kérdés is, hogy ha tudjuk hogy ez must have lenne, és mégsem teljesül, akkor mi ennek az akadálya, miért nem tudjuk elérni? Megállapításunk szerint van egyrészt egy szemléletbeli probléma: sokak szemében az ATS csak a reportokról szól és “szükséges rosszként” van kezelve. Másrészt a napi daráló, a munkavolumen ritkán teszi lehetővé a stratégiai gondolkodást ami szükséges lenne a technológiai rendszer gatyába rázásához – tipikusan egy már a levegőben szálló repülőt kellene megszerelni.

A helyzet azért nem reménytelen, zárásként azt is összeszedtük hogyan lehetne mégis meggyőzni a stakeholdereket a technológia fontosságáról. Kezdésnek az ő nyelvükre kell fordítani a dolgot, és így megmagyarázni a benefitet – illetve az alternatívaköltségeket. Mennyibe kerül az adott pozíció nem betöltése vagy a csúszás? Mennyit fog ezen gyorsítani az adott új technológia? 

Minél magasabb szinten tudjuk kérésünket jóváhagyatni, annál nagyobb támogatást várhatunk, de meg kell értenünk hogy nekik mi fontos – és próbáljunk meg azokhoz az épp aktuális üzenetekhez kapcsolódni. Szeretnének befektetni a csapatba és növekedni? Így sokkal hatékonyabb lesz a növekedés folyamata! Az éves munkavállalói felmérésen az jött ki hogy el vagyunk maradva a digitalizációban? Így javíthatunk rajta! Ha nem partizánakcióként kezeljük ezt a nekünk fontos változást, hanem a szervezet egészének stratégiájába illeszkedő elemként, akkor nagyobb esélyünk lesz az áhított támogatás elnyerésére.